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案例637

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设置电话会议的提示

来源:派臣科技|时间:2020-06-30|浏览:

近几个月来,虚拟会议已经成为世界各地组织不可或缺的一部分,而且很可能成为未来工作的中心部分。现在是掌握流程的最佳时机,确保你做的基本事情是正确的,以增强你和你的同事和客户的经验。

这里有四条建议,可以让你像专业人士一样设置电话会议。

1. 检查你的设置

你的虚拟会议有多少次被小的技术问题耽误了?你和你的团队有多少时间浪费在了本可以通过两分钟准备来避免的问题上?在会议前测试以下设置,帮助顺利运行。

-网络连接

确保你在最好的地方有一个强大的网络连接。希望这是在你的办公室,但如果不是,考虑换一个位置来接长时间或特别重要的电话。如果你和别人分享你的网络连接,让他们避免流媒体数字内容,比如Netflix,而你是在打电话来释放带宽。在使用你选择的视频会议平台时,关闭其他不必要的软件也是值得的。

*额外提示:在打电话之前做好这些,这样你家里的其他人就知道什么时候应该尽量避免上网。

-网络摄像头和照明

如果你的笔记本电脑摄像头看起来不太对,调整到你满意为止。这可能需要把你的笔记本放在手边的书上,或者使用一个笔记本支架。瞄准相机在或略高于眼睛水平,以最美化的位置。避免强光照射,例如窗户或天花板上的聚光灯。相反,如果可能的话,尽量使用漫射的自然光,或者把书桌的灯对着附近的墙壁,让间接的光线反射到你的脸上。

额外提示:在试验你的照明选项时,避免任何会在你的脸上投下阴影的东西。

-麦克风及音频

您的笔记本电脑或计算机应该有一个内置的麦克风,所以大多数设置将相对简单。如果你的同事很难听到你说话,那就检查一下你的麦克风有没有消音:这很容易做到,因为笔记本电脑上的麦克风并不总是很清晰。或者,插件一些电话耳机,其中大多数将有一个单独的麦克风。如果可能的话,也应该避免使用大的混响音响,因为这会使人们更难听到你说的话,并放大任何背景噪音。

-升级背景

Zoom、微软团队和Skype的最佳功能之一是虚拟背景缩放功能。如果你想掩盖家里凌乱的背景,或者只是想保护你的隐私,防止同事和客户窥视你的房子,它们是最有用的。

2. 计划你的电话

与实体会议相比,虚拟电话需要更高级的计划才能让他们感觉富有成效和效率。会议议程对于长时间的会议总是有用的,但也可以考虑在短电话中使用。

您可以利用您的视频会议软件的功能来传递您的邀请的会议要点,以避免不必要的电子邮件。这些应包括:

-开会的原因

-讨论要点

-想要的结果

-定时议程

对于有很多事情要处理的虚拟会议,可以考虑分配你的团队成员来帮助管理会议,就像你亲自开会一样。轮换这些角色有助于保持新鲜感,让每个人都参与进来。

3.充分利用格式

使用视频会议软件除了主要功能之外,还可以为您的电话提供一系列有用的工具。保持视觉上的变化将有助于提高会议的参与度:例如,尝试使用屏幕共享来作为一个团队查看和编辑文档。虚拟白板是另一种改变事物并充分利用技术的简单方法。

4. 考虑记录你的虚拟会议

你是否发现很难让人们参与到你的虚拟会议中?考虑使用“记录”功能来鼓励人们带来他们的游戏并积极参与对话。这也可以代替或补充会议记录,并为你的会议提供无可争议的记录。记录会议将增加你和你的同事的责任感,使事情更有效率和透明。

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